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¿Qué es la factura electrónica?

factura electronica

 

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

De esta definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:

  • Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
  • Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
  • Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como:

“la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:

  1. Que sea una firma electrónica avanzada.
  2. Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
  3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma,es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:
  • Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
  • Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generaciónde firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
  • Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
  • Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).

Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Fuente: Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Consejos para un correcto mantenimiento de las impresoras de empresa

impresora

Las impresoras se clasifican en dos principales y más usadas categorías, las basadas en tóner (impresora láser) y las de inyección de tinta líquida (impresoras de inyección de tinta). A veces debes de modificar los ajustes y aplicar algunos trucos para así de esta forma obtener un óptimo rendimiento. Hoy vamos a ver unos consejos para un correcto mantenimiento de las impresoras de empresa.

Las impresoras son unos dispositivos que como sabemos se usa para producir copias impresas de los documentos de tu empresa incluyendo texto, gráficos, imágenes etc, sobre el papel. La impresora va conectada al ordenador a través de los cables o mediante Wifi y puede ser compartida con otros usuarios en la red de tu empresa.

Las impresoras suelen venir equipadas con lectores de tarjetas de memoria, cámaras digitales, fax, escáner y fotocopiadora. La duración de las impresoras va ligada a su mantenimiento y a su uso diario, aunque hay que matizar que no va a necesitar el mismo tiempo de mantenimiento una impresora de una pequeña oficina con dos empleados, que una con 100.

 Impresoras de tinta

  • La tinta: debes tratar de usar la impresora regularmente para evitar que la tinta se seque. Haciendo un uso regular la tinta de la impresora se encontrara en mejores condiciones. Debes de considerar el usar el color y las impresiones en blanco y negro al menos un par de veces a la semana para que la tinte no acabe secándose.
  • Las cabezas: debes mantener limpias las cabezas de las impresoras ya que así evitas que la tinta se obstruya en las boquillas, y reduce la cantidad de manchas de la tinta en las impresiones. Limpiar los cabezales de la impresora es muy fácil, quita los cartuchos y limpia las cabezas suavemente con un paño de algodón mojado en agua. No uses alcohol para limpiar los cabezales ya que puedes ocasionar graves daños. Antes de sustituir el cartucho tienes que asegurarte de que dejas los cabezales de impresión completamente secos.
  • El papel: si se produce un atasco de papel tienes que tomar precauciones. No fuerces el papel o podrías causar daño a la impresora. Lo que debes hacer es buscar en el manual del usuario o la web del fabricante para ver cuál es la manera correcta de quitar el atasco de papel. Por regla general las impresoras están equipados con una “caja” en la parte posterior que se puede quitar fácilmente. Cuando la retiras verás fácilmente las ruedas de papel y de esta forma puedes quitar el papel que se haya quedado atascado en la impresora.
  • Apagado correcto: en el caso de que no vayas a utilizar la impresora debes apagarla. Esto evita que la tinta se seque y ayuda en el mantenimiento y funcionamiento de la impresora. Debes utilizar el botón de encendido para apagar la Impresora y, si quieres, también puedes desenchufarla de la corriente eléctrica. Nunca apagues la impresora mientras se encuentre en la mitad de un trabajo ya que puedes estropearla.

 Impresoras láser

En este caso os dejo una visión general de cómo limpiar una impresora láser, aunque para obtener los mejores resultados, debes consultar la documentación de tu impresora para así disponer de instrucciones detalladas sobre el mantenimiento de la impresora.

  • Desenchufa la impresora alrededor de una hora para que esté fría antes de iniciar el procedimiento de limpieza.
  • Retira las bandejas de papel.
  • Abre la impresora y retira el cartucho de tóner.
  • Coloca el cartucho sobre una hoja de papel desechable o un periódico.
  • Cuidado de no inclinar o agitar el cartucho de tóner, ya que puede dar lugar a fugas del tóner.
  • Limpia el interior de la impresora con un paño seco sin pelusa. Puedes utilizar un pincel limpio y seco para eliminar cuidadosamente las áreas difíciles de alcanzar.
  • Limpia los rodillos con un paño ligeramente húmedo para eliminar la acumulación de suciedad.

Conclusión
La tinta se seca si no se utiliza durante un largo período de tiempo y esto hace que tus trabajos de impresión sean deficientes además del consiguiente desperdicio de tinta y papel. Es extremadamente importante limpiar el cabezal de las impresoras cuando estos se bloquean por tinta seca.

Fuente: Tecnología Pyme